Le conseil consulaire des bourses se réunit une première fois habituellement au printemps. Il émet un avis et fait des propositions, soumises à l’avis de la Commission nationale des Bourses qui se réunit à Paris, en juin. Les familles sont ensuite avisées individuellement de la décision prise par cette commission, avant la rentrée scolaire concernée. Le conseil consulaire des bourses se réunit une deuxième fois en octobre. Il ne prend en compte que les demandes des familles venues s’installer au Congo après la date limite de dépôt des dossiers de la première réunion ou déjà installées dans la circonscription mais dont la situation financière a changé de façon notable depuis la clôture de la première campagne boursière ou sollicitant une révision de la décision prise à l’issue de la première campagne boursière. Le conseil consulaire des bourses se réunit en décembre. Les familles sont avisées en janvier. Aucune demande concernant des familles déjà installées dans la circonscription, qui n’auraient pas déposé leur demande lors de la première réunion de la commission, ne peut être acceptée lors de la deuxième réunion locale (sauf cas de force majeure dûment justifié).

Dans tous les cas, les demandes de bourses scolaires doivent être renouvelées chaque année pour chaque enfant concerné.

Compte-tenu des instructions de l’AEFE, tout dossier déposé au-delà de la date limite de dépôt fera l’objet d’un rejet.